3. ڪاروباري سرگرمين ۽ مرحلن ۾ بهتري لاءِ ڌيان جو مرڪز بڻجڻ لاءِ رٿابندي
1. ڪاروباري مرحلن ۽ سرگرمين ۾ بهتري خاطر رٿابندي ته جيئن اداري جي حڪمت عملي / مقصد ۽ گراهڪ جي اطمينان ۽ تسڪين لاءِ اهم مرحلن ۽ سرگرمين تي ڌيان لڳايو وڃي.
2. اداري جي بهتري لاءِ رٿا بندي ته جيئن مستقبل ۾ ”اداري جي مرتڪز معيار“ جو مقصد حاصل ڪري سگهجي.
حڪمت عملي ۽ مقصد تي ٻڌل معياري رٿابندي، اداري جي مقصد، نقطهء نظر / سوچ ۽ ڪاروباري هدفن جي حاصلات خاطر عملي قدمن ۽ ترجيحن جي جوڙ جڪ ڪري ٿي. وڌيڪ اهو ته ان ذريعي اداري جي سڀني ملازمن کي ترجيحون مهيا ڪرڻ ۾ مدد حاصل هئڻ کان سواءِ ملازمن لاءِ رهنمائي جو فرض به ادا ڪندي آهي ۽ پوءِ هدف حاصل ڪرڻ لاءِ رستو ۽ طريقو مهيا ڪري ٿي.
اداري جي ڪاروباري سرگرمين ۽ مرحلن ۾ بهتري خاطر رٿابندي جو بنياد اداري جي تجزيي تي آهي ۽ ان جو مقصد موجوده ۽ ايندڙ حالتن وچ ۾ وڇوٽي کي ختم ڪرڻ آهي. اداري جي ڪاروباري سرگرمين ۽ مرحلن ۾ بهتري خاطر رٿابندي جوڙڻ لاءِ هيٺ ڏنل معاملن تي راءِ جو اتفاق هئڻ نهايت لازمي آهي.
1. اداري جي ڪاروباري مقصدن (ادارو ڇا ٿو حاصل ڪرڻ چاهي.)
2. اداري جي ڪاميابي لاءِ اهم عنصرن (جيڪڏهن هن اداري کي پنهنجا مقصد حاصل ڪرڻ گهرجن ته پوءِ لازمي طور تي ڇا ڪرڻ گهرجي.)
3. اداري جي اهم ڪاروباري مرحلن ۽ سرگرمين (گراهڪ جي اطمينان ۽ تسڪين مهيا ڪرڻ ذريعي هدفن کي حاصل ڪرڻ جي صلاحيت جي ڏس ۾ اها صلاحيت سڀ کان وڌيڪ ڪنهن شيء کان متاثر ٿئي ٿي).
اهم ڪاروباري مرحلن ۽ سرگرمين جي تجزيي جا نتيجا حڪمت عملين ۾ بهتري آڻڻ لاءِ استعمال ٿيندا آهن. اهي حڪمت عمليون ۽ طريقا، ڪاروباري مرحلن ۽ سرگرمين ۾ بهتري ۽ موقعن جي چونڊ لاءِ استعمال ٿيندا آهن. ان عمل کي سرانجام ڏيڻ لاءِ فردن جون مختلف ٽيمون مقرر ڪيون وڃن ٿيون، جيڪي انهن رٿائن مان خاميون ڳولي، انهن کي بهتر بڻائينديون آهن ۽ نئين شڪل ڏينديون آهن ته جيئن انهن رٿائن ۾ غير ضروري ۽ غير اهم عنصرن کي خارج ڪرڻ سان گڏوگڏ انهن رٿائن سان لاڳاپيل ڪارڪردگي کي به بهتر بڻايو وڃي.
ڪاروباري مرحلن ۽ سرگرمين ۾ تبديلي جي نفاذ تي ٻڌل رٿابندي انهن سڀني فيصلن جو عڪس آهي، جيڪي تياري ۽ رٿابندي جي مرحلن دؤران معياري سربراهي ٽيم طرفان متفق راءِ ذريعي ڪيا ويا.
رٿابندي جي مرحلي دوران معياري سربراهي ٽيم، رٿابندي جي جوڙ جڪ جي ڏس ۾ اهي طريقا بڻائيندي آهي جن جي ذريعي ڪاروباري سرگرمين ۽ مرحلن ۾ بهتري آڻي سگهجي ۽ گڏوگڏ اهي طريقا اداري جي مقصد، سوچ ۽ هدفن سان ٺهڪندڙ هجن. ان جو مقصد اهو آهي ته مقرر وقت تي مشتمل هڪ اهڙي رٿا تيار ڪئي وڃي، جيڪا اداري جي تجزيي جي نتيجن جي بنياد تي ڪاروباري سرگرمين ۽ مرحلن ۾ بهتري لاءِ طريقا جوڙي ۽ انهن جو نفاذ ڪري. ڪاروباري سرگرمين ۽ مرحلن ۾ بهتري خاطر طريقن جي چونڊ ۽ اداري جي ڪاميابي ۽ بهتري لاءِ مختصر ۽ ڊگهي مدت وارن موقعن جي اظهار لاءِ اداري جا مقصد ۽ نقطه نظر / سوچ تي مشتمل دستاويزن کان سواءِ، اداري جي ڪاروباري سرگرمين ۽ مرحلن جي تجزيي ۽ گراهڪ لاءِ اطمينان ۽ تسڪين تي مشتمل انگ اکر ۽ اداري جي ڪاميابي لاءِ اهم عنصرن کان آگاهي ۽ نقطن جي حيثيت رکن ٿا. مختصر اهو ته معياري سربراهي ٽيم، اداري جي ڪاروباري سرگرمين ۽ مرحلن ۾ معياري بهتري جي ڏس ۾ سموري رٿابندي صرف ان لاءِ ڪندي آهي ته جيئن اداري جي روزاني سرگرمين سان گڏ اداري جي مجموعي مقصد، نقطه نظر / سوچ ۽ مقصدن کي نظم ۽ ضبط سان منسلڪ ڪيو وڃي.
ان مقصد جي حاصلات لاءِ معياري سربراهي ٽيم اداري جي تجزيي جي نتيجن ، اهم ادارتي سرگرمين، مرحلن جي اهميت ۽ ڪارڪردگي جي تصديق خاطر، نظر ثاني ڪندي آهي. گهڻن معاملن ۾ معياري سربراهي ٽيم جو نقطه نظر ان تجزيي ذريعي تصديق جا مرحلا طئي ڪري وٺندو آهي ۽ پوءِ معياري سربراهي ٽيم، بهتري لاءِ پنهنجين ڪوششن کي ڌيان جو مرڪز بڻائڻ خاطر، انهن مرحلن جي چونڊ لاءِ ”وڇوٽي تجزيو“ (gap analysis) تي مشتمل هڪ نهايت سادي پر ڏاڍي مؤثر ترڪيب استعمال ڪندي آهي.
”وڇوٽي تجزيي“ (gap analysis) جو بندوبست ڪندي، معياري سربراهي ٽيم”، گذريل تجزيي ذريعي حاصل ٿيندڙ معلوماتي مواد کي حوالي طور استعمال ڪندي آهي. اداري جي مقصدن جي تڪميل ۽ اداري جي سرگرمين جي ڪامياب ڪارڪردگي جي نوعيت جي اهميت جي حوالي سان، مرحلن جي ضرورت جي تعين لاءِ ان معلومات جو تجزيو ڪيو ويندو آهي.
معياري سربراهي ٽيم، ڪارڪردگي جي هر مرحلي جي ڪاميابي جي لحاظ کان، ڪاميابي جو معيار جانچڻ لاءِ هڪ کان ڏهن انگن تي مشتمل معياري پئمانو استعمال ڪندي آهي. (تمام گهڻي ڪاميابي لاءِ 10 جو انگ ۽ ڏاڍي گهٽ ڪاميابي لاءِ هڪ جو انگ استعمال ڪيو ويندو آهي). پوءِ اڳئين مرحلي جي طور تي، اداري جي مجموعي ڪاميابي جي لحاظ کان، هر مرحلي کي ان جي اهميت جي لحاظ کان هڪٻئي جي سامهون آندو ويندو آهي. پوءِ ڪارڪردگي ۽ اهميت جي لحاظ کان اهم مرحلن ۽ سرگرمين جي حوالي سان ڪاميابي جي ڏس ۾ حاصل ٿيندڙ نتيجا هڪ الڳ ڪاغذ تي لکيا ويندا آهن. ڪارڪردگي جي لحاظ کان ڏاڍي سٺي نموني انجام ڏني ويندڙ انتهائي اهميت وارن مرحلن ۽ سرگرمين کي ڪاغذ جي مٿان ساڄي ڪنڊ ۾ لکيو ويندو آهي. ان مان ظاهر ٿيندو آهي ته جيستائين انهن مرحلن ۽ سرگرمين جي ڪارڪردگي ۾ بهتري نه ايندي، اداري جا گهربل هدف ۽ مقصد حاصل نٿا ڪري سگهجن. اهڙي طرح ڪاغذ جي هيٺين حصي ۾ ساڄي ڪنڊ ۾ اهي مرحلا ۽ سرگرميون لکيون وينديون جن جي اهميت ايتري وڌيڪ نه آهي ۽ انهن کي چڱي نموني ادا به نه ڪيو ويندو. ان جو مطلب اهو ٿيو ته وڌيڪ اهميت وارن مرحلن ۽ سرگرمين کي درست نموني ادا نه ڪري، محدود پئماني تي دستياب وسيلن ۽ ذريعن کي ضايع ڪيو ويو.
اهڙي طرح ڪارڪردگي ۾ ان وڇوٽي جي تجزيي ذريعي اداري کي موقعو حاصل هوندو آهي ته، اهو وڌيڪ اهميت وارين ڪاروباري سرگرمين ۽ مرحلن تي وڌيڪ ڌيان ڏيڻ لاءِ پنهنجيون ڪوششون بهتر ڪري. جيڪڏهن انهن مرحلن ۽ سرگرمين ۾ بهتري اچي وڃي ٿي ته پوءِ اداري لاءِ ڪاميابي جي امڪانن ۾ گهڻو واڌارو ٿي ويندو. اهو تجزياتي مواد ۽ انگ اکر بيشمار ڪاروباري سرگرمين ۽ مرحلن مان مخصوص مرحلا ۽ سرگرميون ڳولڻ ۾ مددگار ثابت ٿيندا ته جيئن معياري سربراهي ٽيم، بهتري جي ان عمل کي تيز تر ڪري سگهي.
ڪيترائي ڪاروباري ادارا پنهنجي ڪاروباري مرحلن ۽ سرگرمين جي ڪارڪردگي معلوم ڪرڻ ۽ ان جو تجزيو ڪرڻ لاءِ هڪ نهايت مفيد طريقو استعمال ڪن ٿا، جنهن کي بينچ مارڪنگ (Bench Marking) سڏجي ٿو. ان طريقي مطابق ڪنهن به مرحلي يا سرگرمي جي نتيجي ۾ ٻئي اداري جي ان مرحلي يا سرگرمي جي نتيجي سان ڀيٽ ڪئي ويندي آهي. ان طريقي ذريعي معياري سربراهي ٽيم جي ان فهم ۽ شعور ۾ اضافو ٿي سگهي ٿو ته هڪ سٺي مرحلي ۽ سرگرمي ذريعي ڪهڙو نتيجو حاصل ڪري سگهجي ٿو. عام طور تي نتيجو وڌيڪ سٺو نه هوندو آهي، پر ان جي ذريعي پنهنجي اداري جي مرحلي يا سرگرمي جو چڱي طرح تجزيو ڪري سگهجي ٿو. اهي نتيجا معياري سربراهي ٽيم کي نهايت سٺي طرح آگاھ ڪن ٿا ته ادارو هينئر ڪٿي بيٺو آهي، ڪهڙن ڪهڙن شعبن ۾ رابطو قائم آهي ۽ ڪٿي ٽٽل آهي ۽ وڇوٽي پيدا ٿي رهي آهي؟ ان ڪري بينچ مارڪنگ جي طريقي جي استعمال ذريعي اداري جي آفيسرن، ڪارڪردگي جي ڏس ۾ مضبوط ۽ ڪمزور رخن جو چڱي نموني اندازو ڪري سگهجي ٿو ۽ پنهنجي ڪاروباري مرحلن ۽ سرگرمين کي ٻئي اداري جي مرحلن ۽ سرگرمين سان ڀيٽي، پنهنجي اداري جي ڪاروباري مرحلن ۽ سرگرمين جو تجزيو نهايت مؤثر انداز ۾ ڪري سگهجي ٿو.
ان مرحلي تي معياري سربراهي ٽيم اداري جي مقصد، سوچ / نقطهء نظر جي ڏس ۾ نهايت واضح انداز فڪر ۽ عمل اختيار ڪري سگهي ٿي. پوءِ اداري جي تجزيي جي بنياد تي معياري سربراهي ٽيم اهو به معلوم ڪري سگهي ٿي ته، اداري جون ڪاروباري سرگرميون ۽ مرحلا ڪيتري سٺي نموني انجام پنهنجي پڄاڻي وڌي رهيا آهن. ان سان گڏ انهن کي اهو به معلوم ٿيندو آهي ته گراهڪن لاءِ ڪهڙا مرحلا ۽ سرگرميون اهميت رکن ٿيون. ان سموري معلومات حاصل ٿيڻ کان پوءِ ان ڳالهه جو تعين ڪرڻ ممڪن ٿئي ٿو ته ڪهڙي سرگرمي يا مرحلو وڌيڪ اثر رکي ٿو ۽ ان ۾ ڪهڙي طرح بهتري آڻي سگهجي ٿي. اهڙي طرح ڪيترن ئي ادارن بيشمار ڪاميابيون حاصل ڪيون آهن.
ان قسم جي معلومات سان تيار ٿي ۽ سرمائيڪاري جي متوقع نتيجن کان آگاهي ذريعي ادارو پنهنجين ترجيحن جي لحاظ کان اهم ۽ غير اهم سرگرمين ۽ مرحلن جو تعين ڪري سگهي ٿو. ان مرحلي ذريعي مختلف تجزين مان حاصل ٿيندڙ نتيجن، ڪوششن جي حوالي سان رهنمائي جا فرض سرانجام ڏئي سگهجن ٿا ۽ پوءِ خيال ۽ نظريي جي صورت ۾ اڀرندڙ رٿا کي عملي شڪل ڏئي سگهجي ٿي. اداري جي سرگرمين ۽ مرحلن ۾ بهتري خاطر رٿابندي، ابتدائي قدم کڻڻ جي ڏس ۾ رهنما ثابت ٿئي ٿي ۽ ان ذريعي ڪاميابي جو گهربل رستو ۽ منزل نهايت واضح طور ڏسڻ ۾ اچي ٿي. وڌيڪ اهو ته جڏهن معياري سربراهي ٽيم هڪ صحيح رستي جي چونڊ ڪري وٺي ته پوءِ، ثابت قدمي ۽ مستقل مزاجي سان ان رستي تي وک وڌائڻ ضروري ٿي ويندو آهي.
ان سڄي تجزيي ۽ جائزي کانپوءِ وڌيڪ اهو سوال پيدا ٿئي ٿو ته ادارو، پنهنجي ڪاروباري مرحلن ۽ سرگرمين ۾ بهتري تي ٻڌل ضروري تبديليون ڪيئن آڻي سگهي ٿو؟ ان مرحلي تي معياري سربراهي ٽيم ڪاروباري مرحلن ۽ سرگرمين ۾ بهتري تي ٻڌل تبديلين ۽ رٿائن جي چونڊ ڪندي آهي ۽ انهن رٿائن کي عملي شڪل ڏيڻ لاءِ مختلف ٽيمن کي هدايتون ڏنيون وڃن ٿيون ته اهي سربراهي ٽيم جي رهنمائي جي روشني ۾ انهن رٿائن کي عملي جامو پهرائين. ان ڏس ۾ اندازي جي بنياد تي هڪ پئمانو مقرر ڪيو ويو آهي، جنهن جي ذريعي ڪاروباري مرحلن ۽ سرگرمين ۾ بهتري تي ٻڌل تبديليون يا رٿائون هيٺيون ٿي سگهن ٿيون:
لاڳت: ڇا ان کي دستياب وسيلن مطابق مقرر ڪري سگهجي ٿو؟
سرمائيڪاري تي منافعو: ڇا سرمائيڪاري ذريعي حاصل ٿيندڙ منافعو، لاڳت/ لاڳتن برابر ٿي سگهي ٿو؟
ٺوس نتيجا: ڇا ٺوس نتيجا حاصل ٿي سگهن ٿا؟
مقرر وقت: ڇا انهن رٿائن کي مقرر وقت اندر مڪمل ڪري سگهجي ٿو؟
مختصر ۽ ڊگهي مدي واريون رٿائون: ڇا اها رٿابندي مختصر ۽ ڊگهي مدت رٿائن، ٻنهي تي مشتمل آهي؟
مشڪلاتون: ڇا مشڪلاتن کي حل ڪري سگهجي ٿو؟
متاثر ٿيندڙ شين ۽ خدمتن جو تعداد: ڇا ان ذريعي باهمي طور تي عمل لائق سرگرميون ڌيان جوڳيون آهن؟
انهن سوالن جا جواب حاصل ڪرڻ کانپوءِ معياري سربراهي ٽيم لاءِ ايندڙ ڪم اهو آهي ته، هر ڪاروباري مرحلي ۽ سرگرمي جو تعين، ان ۾ گهربل بهتري جي ترجيحن مطابق ڪيو وڃي. ٻين لفظن ۾ اهو چئي سگهجي ٿو ته هڪ مخصوص مرحلي ۽ سرگرمي ۾ ڪيتري حد تائين بهتري ۽ تبديلي آندي وڃي ته جيئن گراهڪ جون ضرورتون به پوريون ٿين ۽ اداري جي جوڙيل حڪمت عملي تي ٻڌل مقصد به حاصل ٿي وڃن؟ مثال طور جيڪڏهن بيان ڪيو وڃي ته اداري جي ڪاروباري سرگرمين ۽ مرحلن ۾ بهتري ۽ تبديلي آڻڻ جو عمل ٽن وسيع قسمن ۾ ورهائي سگهجي ٿو.
وڌيڪ بهتري: بهتري تي ٻڌل وڌيڪ تبديلي ۽ بهتري تي مشتمل وڌيڪ قدمن ذريعي.
نظر ثاني: نظر ثاني تي ٻڌل تبديلين ذريعي.
عملي طريقي ۾ تبديلي: تجزيي ذريعي، عملي طور ڪهڙو طريقو اختيار ڪري سگهي ٿو ۽ بهترين عملي طريقو ڪهڙو آهي؟